Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach schweizerischem Datenschutzgesetz (DSG)

Stand: 24.3.2026

1. Verantwortlicher der Datenbearbeitung

Verantwortlicher für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

ARCON Informatik AG

Hinterbergstrasse 24

6312 Steinhausen

Schweiz

E-Mail: support@meeting-agent.ch

Telefon: +41 41 749 10 00

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach den Grundsätzen des DSG:

Rechtmässigkeit und Verhältnismässigkeit der Bearbeitung
Bearbeitung nach Treu und Glauben
Zweckbindung: Daten werden nur für den angegebenen Zweck bearbeitet
Datenminimierung: Nur erforderliche Daten werden bearbeitet
Richtigkeit: Falsche Daten werden berichtigt oder gelöscht
Transparenz: Betroffene werden über die Datenbearbeitung informiert

3. Kategorien bearbeiteter Daten

3.1 Stammdaten

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Firmenbezeichnung
Rechnungsadresse
Telefonnummer (optional)

3.2 Nutzungsdaten

Anmeldedaten und Zugriffszeiten
IP-Adresse
Browser-Informationen
Genutzte Funktionen und Dienste
Log-Dateien

3.3 Audiodaten

Hochgeladene Audio-Dateien (temporär)
Transkribierte Texte (temporär)
Meeting-Protokolle (temporär)
Automatisch generierte Zusammenfassungen, Erkenntnisse und Aufgaben (temporär)

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Bearbeitung

4.1 Vertragserfüllung

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags

Bereitstellung der Meeting Agent Services
Verwaltung des Nutzerkontos
Transkription und Analyse von Audiodateien
Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Technischer Support

4.2 Berechtigte Interessen

Rechtsgrundlage: Wahrung berechtigter Interessen (Art. 31 Abs. 1 DSG)

Verbesserung und Weiterentwicklung der Services
Gewährleistung der IT-Sicherheit
Verhinderung von Missbrauch
Analyse zur Serviceoptimierung (anonymisiert)

4.3 Gesetzliche Pflichten

Rechtsgrundlage: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Aufbewahrung von Rechnungsdaten (Mehrwertsteuergesetz)
Meldepflichten gegenüber Behörden
Compliance mit regulatorischen Anforderungen

5. Aufbewahrung und Löschung

Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist:

Datenkategorie	Aufbewahrungsdauer
Audio-Dateien (Original)	Audio Dateien werden direkt gelöscht
Transkripte und Protokolle	Transkripte und Protokolle werden innerhalb von 7 Tagen gelöscht.
Stammdaten	Bis Vertragsende + 10 Jahre (Geschäftsbücher)
Nutzungs- und Log-Daten	12 Monate
Rechnungsdaten	10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

6. Datenbearbeitung und -sicherheit

6.1 Datenstandort Schweiz

Sämtliche Datenbearbeitung erfolgt ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren. Eine Übermittlung von Personendaten ins Ausland findet grundsätzlich nicht statt, ausser im Falle der Benutzung der Teams, Zoom oder Google Meet Integration. In diesem Fall werden die Daten nur für die Dauer der Nutzung der Integration an die jeweiligen Anbieter übermittelt und danach gelöscht.

6.2 Technische Sicherheitsmassnahmen

Verschlüsselung der Datenübertragung
Verschlüsselung gespeicherter Daten
Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
Regelmässige Sicherheitsaudits
Automatische Backups mit Verschlüsselung
Monitoring und Intrusion Detection
etc.

6.3 Organisatorische Massnahmen

Vertraulichkeitserklärungen aller Mitarbeitenden
Regelmässige Datenschutzschulungen
Incident Response Prozesse
etc.

7. Bekanntgabe von Daten

Eine Bekanntgabe Ihrer Personendaten erfolgt nur in folgenden Fällen:

7.1 Auftragsbearbeiter in der Schweiz

Payment-Service-Provider (Stripe Schweiz)

Alle Auftragsbearbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet und wurden sorgfältig ausgewählt.

7.2 Gesetzliche Verpflichtungen

Bei entsprechender gesetzlicher Grundlage können wir verpflichtet sein, Daten an Behörden (Steuerverwaltung, Strafverfolgungsbehörden) bekanntzugeben.

7.3 Wichtiger Hinweis

Ihre Audio-Inhalte und Transkripte werden niemals für Schulungszwecke verwendet oder an Dritte weitergegeben. Eine kommerzielle Nutzung Ihrer Daten findet nicht statt.

8. Ihre Rechte nach DSG

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 25 DSG)

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen.

Berichtigungsrecht (Art. 32 Abs. 1 DSG)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Personendaten verlangen.

Löschungsrecht (Art. 32 Abs. 1 DSG)

Sie können die Löschung Ihrer Personendaten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Widerspruchsrecht

Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten aus berechtigten Interessen widersprechen.

Datenherausgabe (Art. 28 DSG)

Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Personendaten in einem gängigen elektronischen Format übermitteln.

Geltendmachung Ihrer Rechte

Kontaktieren Sie uns unter: support@meeting-agent.ch

Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 3 Tagen.

9. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

9.1 Notwendige Cookies

Session-Cookies für die Anmeldung und Sicherheit
Funktions-Cookies für die ordnungsgemässe Funktion der Website
Sicherheits-Cookies zum Schutz vor CSRF-Angriffen

9.2 Kein Tracking

Wir verwenden keine:

Marketing- oder Tracking-Cookies
Analyse-Tools von Drittanbietern
Social Media Plugins
Retargeting- oder Remarketing-Tools

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB)

Feldeggweg 1

3003 Bern

Telefon: +41 58 462 43 95

E-Mail: info@edoeb.admin.ch

Website: www.edoeb.admin.ch

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Services anzupassen.

Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen per E-Mail mitteilen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.

Bei wesentlichen Änderungen, die zusätzliche Bearbeitungszwecke betreffen, werden wir Ihre Einwilligung einholen.

Kontakt Datenschutz

ARCON Informatik AG

Datenschutzverantwortlicher

Hinterbergstrasse 24

6312 Steinhausen

Schweiz

E-Mail: support@meeting-agent.ch

Telefon: +41 41 749 10 00

Letzte Aktualisierung: 24.3.2026

Version: 1.0